Verwenden Sie Textexpander, um E-Mails effizienter zu versenden

Wir alle verschwenden viel Zeit damit, E-Mails zu schreiben. Viele dieser E-Mails sagen auch das Gleiche, wenn Sie etwas weiterverfolgen, eine Einführung senden oder eine Prozesserklärung per E-Mail verschicken – und es kann nervenaufreibend sein, alles immer wieder abzutippen. Tatsächlich müssen Sie jedoch keine häufigen Nachrichten ständig wiederholen und auch nicht häufig kopieren und einfügen: Versuchen Sie es stattdessen mit einem Textexpander, um vordefinierte Absätze schnell zu versenden und Ihren Tag schneller voranzutreiben.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, aber im Allgemeinen funktionieren sie auf die gleiche Weise: Sie geben ein Wort ein, um das Einfügen einer anderen, vorab geschriebenen Wortfolge auszulösen.

Wenn Sie einen Standard-E-Mail-Server wie Gmail oder Outlook verwenden, können Sie problemlos auf einen Textexpander zugreifen. Probieren Sie für Gmail in einem Browser Gmail Snippets aus, mit dem Sie Tastaturkürzel erstellen können, um vordefinierte Textblöcke auszulösen. Sie können es beispielsweise so einrichten, dass \gr Ihre Standardbegrüßung auslöst, etwa „Hallo! Mein Name ist Lindsey und ich bin Feature-Redakteurin bei Lifehacker. Schön, Sie kennenzulernen, auch per E-Mail! Ich melde mich heute bei …“ Ich tippe die ganze Zeit genau diese Nachricht, und Sie haben wahrscheinlich ähnliche Begrüßungen und Einleitungen, die Sie auch mit nur drei Tastendrücken einfügen könnten. Es ist kostenlos und verfügt sowohl über eine Snippet-Bibliothek als auch über die Möglichkeit, unbegrenzt Snippets zu bearbeiten und zu erstellen. Wenn Sie 4,99 $ pro Monat zahlen, können Sie auch auf E-Mail- und Telefonsupport zugreifen.

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, ist die Texterweiterungsfunktion bereits integriert. Es handelt sich um eine Funktion namens Quick Parts, die Sie über die Gruppe „Text“ der Registerkarte „Einfügen“ in Ihre E-Mails einfügen können. Wenn Sie Ihrer Auswahl an Bausteinen einen Textblock hinzufügen möchten, markieren Sie ihn, wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“, klicken Sie in der Gruppe „Text“ auf „Schnellbausteine“ und klicken Sie auf „Auswahl in Schnellbausteingalerie speichern“. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie dem Text einen Namen, eine Kategorie und eine Beschreibung geben können.

Für die Texterweiterung auf einem Android-Telefon können Sie aus mehreren Apps auswählen:

Wenn Sie ein iPhone oder einen Mac verwenden, sind Texterweiterungsfunktionen direkt integriert. Öffnen Sie „Einstellungen“ > „Allgemein“ (iOS) oder „Systemeinstellungen/Systemeinstellungen“ (macOS), klicken Sie auf „Tastatur“ und wählen Sie „Textersetzung“ (iOS) oder „Text“. " (Mac OS). Von dort aus können Sie Auslösephrasen zuweisen, um automatisch den gewünschten Text einzufügen.

Im Allgemeinen empfiehlt es sich, die Auslösephrasen eindeutig zu gestalten. Wenn ich beispielsweise meine E-Mail-Adresse in einen Text einfügen möchte, gebe ich „lgmail“ für „Lindseys Gmail“ ein, denn wenn ich nur „gmail“ einstelle, könnte ich dieses Wort nie in Ruhe eingeben Ich versuche nur auf die E-Mail-App selbst zu verweisen. Versuchen Sie, Triggerphrasen mit einem Symbol zu beginnen, das Sie nicht oft verwenden, z. B. ^ oder {.